Pierwsze logowanie

Dostęp do systemu mają tylko osoby, którym założył konto główny administrator (Project Manager). Administrator także określa uprawnienia użytkownika do każdej z funkcji systemu.

Pulpit wejściowy aplikacji

Po zalogowaniu pojawi się „Pulpit startowy”. Lewa strona przedstawia wszystkie projekty w których uczestniczy osoba(punkt 1). Na górze dostępne jest menu z funkcjami w projekcie(punkt 2) m.in. Notatki, Kontakty, Dokumenty, Zadania…..

Poniżej menu znajduje się kalendarz wydarzeń oraz notki z wszystkimi przypomnieniami, komentarzami itp.

Notatki

Własne pomysły, przemyślenia można przedstawiać w postaci notatki. Jest ona elementem, który nie musi być przywiązany do konkretnego zadania.

Nie zdążyliśmy zrobić wszystkiego w dniu dzisiejszym? Co trzeba dokończyć w następnym opiszemy w notatce.

Klient email

Bardzo ważnym elementem jest możliwość odbierania/wysyłania poczty. Konfiguracja (adres email, hasło, POP3, SMTP) zajmuje niespełna 5 minut.

Nie zawsze mamy dostęp do naszego prywatnego komputera z zainstalowanym programem pocztowym, więc jest to bardzo ciekawa alternatywa. Dostęp do poczty uzyskamy po zalogowaniu do systemu. Każdą wiadomość możemy komentować lub dowiązać do notatki, zadania, kalendarza.

Przy większej ilości kont pocztowych, każde z nich podłączymy do wyznaczonego projektu, dzięki temu wiadomości będą filtrowane. Podczas wysyłania treści adresatów wybierzemy z listy wcześniej wprowadzonych kontaktów.

Obieg dokumentów

Prowadzimy duży projekt, do tej pory wszystkie ważne dokumenty typu: DOC, PDF itp. przesyłaliśmy do naszych współpracowników przez pocztę email, pendrive. Dochodzą kolejne zmiany treści plików i kolejne, wysyłamy plik za plikiem. Tworzy się małe zmieszanie, a poszczególne pliki giną wśród zgiełku wszystkich wiadomości.

Moduł dokumenty jest bardzo rozbudowany. Po wgraniu ważnego dokumentu możemy podpiąć do niego odpowiedni opis i przypisać do zadania. Dodatkowo każda aktualizacja w pliku jest wersjonowana i może być udokumentowana co takiego zostało zmienione. Osoby w projekcie także mają dostęp do wgranych plików, więc nie trzeba ich informować. System wysyła informacje automatycznie.

Kontakty

Bardzo ważnym elementem jest zebranie wszystkich kontaktów w jednym miejscu. Osoby kontaktowe mogą być przydzielone do firmy co ułatwi ich wyszukanie. Wprowadzane dane nie tylko ograniczają się do adresu , telefonu, firmy, stanowiska. Każdy wpis może mieć własne charakterystyczne pola, opis, notatkę, komunikator np. Pani Krystyna jest zatrudniona w firmie X na stanowisku Y, odpowiedzialna jest w tej firmie za a, b, c, d…. ma komunikator skype i jest pasjonatką filmów indyjskich.

Najczęściej spotykanym błędem w firmie jest brak przechowywania kontaktów. Osoba odpowiedzialna za kontakt z klientami po odejściu z firmy zabiera wszystkie kontakty paraliżując (opóźniając) wszystkie zadania zespołu.

Przy wysyłaniu wiadomości email z listy kontaktów możemy pobrać wprowadzony adres.

Kamienie milowe i zadania

Każdy projekt wyznacza ważne etapy do realizacji zwane „kamieniami milowymi”. Pojedynczy taki etap posiada szereg zadań, które muszą być zrealizowane, by etap jako całość został ukończony. Zadanie przydzielimy osobie lub grupie osób odpowiedzialnych za jego realizację.

Przykład.

Kamień milowy: Uzyskanie Prawo jazdy (limit 01.06.2010r)

• Zadanie 1: Zapis do szkoły nauki jazdy (limit 01.02.2010r)
• Zadanie 2: Opłata za naukę. (limit 28.02.2010r)
• Zadanie 3: Ukończenie wszystkich godzin jazdy po mieście (limit 01.04.2010r)
• Zadanie 4: Opłacenie egzaminu (limit 01.05.2010r)
• Zadanie 5: Podejście i zdanie egzaminu (limit 15.05.2010r)

Każdy kamień milowy jak i zadanie musi być dobrze opisane. Spotkania zespołu są bardzo ważne, a system ma być uzupełnieniem, przypomnieniem o rzeczy, które nie były poruszone.

Kalendarz

Nieodzownym elementem każdego projektu są spotkania biznesowe, spotkania zespołu, które nie są częścią zadania w projekcie. Każde spotkanie przypniemy do daty i godziny oraz opiszemy jego przebieg. Na kalendarzu są zaznaczone także wszystkie zadania, kamienie milowe.

Raporty

Generowany automatycznie report przedstawimy w postali tabeli lub wykresu. Do wyboru mamy raport z okresu:

• Tygodniowego
• Miesięcznego
• Rocznego

Raporty mogą dotyczyć każdego modułu systemu: kontakty, firmy, projekty, dokumenty, wiadomości email, zadania, kamienie milowe, kalendarz, użytkownicy. Raport taki wskaże tym samym słabe elementy nad którymi warto popracować.

Mam nadzieję, że krótka charakterystyka narzędzia Feng Office wzbudzi w Was zainteresowanie tym produktem oraz usprawni wszystkie działania firmy. Pomoc w instalacji skryptu na serwerze oraz przeszkolenie w zakresie zaawansowanej obsługi realizuje Marcin Kossak, kossakmarcin@gmail.com, tel. 697-330-259